6 Tipps, um deine Routine und Kreativität in Einklang zu bringen

Einleitung

Mein Name ist Noah Sievernich. Ich bin Student, Podcaster und nebenbei noch als Autor tätig. Das Organisieren meines Schaffens wirkte auf mich lange wie ein unnötiger Zeitfresser. Ich dachte, es wäre am effektivsten, sich einfach an die Arbeit zu setzen und anzufangen. Mittlerweile weiß ich, dass eine routinierte Organisation meiner Aufgaben der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung meiner Projekte ist (egal, ob im universitären oder beruflichen Sektor).

Mühst du dich täglich ab und bist trotzdem unzufrieden mit dem, was du geleistet hast? Oder hast du vielleicht akzeptiert, dass das Arbeitsleben nun einmal so ist und du in diesem System halt mitspielen musst? Dann sei froh: Im folgenden Artikel zeige ich dir die ersten Schritte zu mehr Struktur im kreativen Alltag. Wann hast du das letzte Mal kritisch deinen Tag hinterfragt? Wann bist du das letzte Mal zufrieden um 15:00 Uhr vom Schreibtisch aufgestanden, ohne dass noch unbearbeitete Aufgaben übriggeblieben sind? Ich möchte dir dabei helfen, dass du eben diese Fragen in Zukunft positiv beantworten kannst. Wenn auch du das möchtest, lies einfach weiter. Viel Spaß!

ABC-Analyse

Du kennst das. Zu Beginn eines Arbeitstages wartet ein Haufen Arbeit auf dich. 136 ungelesene und vor allem unbeantwortete E-Mails von denen drei Viertel kaum besser sind als die Spam- Mails, die dir gar nicht erst angezeigt werden. Dazu drei Auftragsprojekte von ungeduldigen Kund:innen, vier ausstehende Meetings und dann natürlich noch dein eigenes Projekt. Normalerweise würdest du dich jetzt an den Schreibtisch setzen und die Mails abarbeiten. Die Kund:innen drängen schließlich und deine Mitarbeiter:innen, die dich um Rat ersuchen, willst du ja auch nicht dumm dastehen lassen. Herausgeber:innen und Unternehmer:innen wie Jocelyn K. Glei haben die goldene Mitte zwischen dem Auslagern von Aufgaben und dem effizienten Erledigen von Dingen gefunden und es damit zu Erfolg gebracht. Es geht darum, dass du es schaffst, das in den Mittelpunkt zu stellen, was für deine Karriere am wichtigsten ist – dich selbst. Besonders in Berufen, in denen Kreativität eine wichtige Rolle spielt, neigen Genies oft dazu, ihr Potenzial aufgrund mangelnder Selbstdisziplin und Eigenliebe an minderwertige und ineffektive Kommunikation zu vergeuden. Die Anfragen und Nebensächlichkeiten, die von Höhergestellten gerne als sogenannte Fleißarbeiten betitelt werden, halten dich nur von dem ab, wofür du tatsächlich angestellt bist – Leistung erbringen, zu der nur die Wenigsten im Stande sind. Hinterfrage einmal deinen Rang und deinen Nutzen für die dich bezahlende Firma. Du wirst erkennen, dass deine Aufgabe im Unberechenbaren, im Kreativen liegt, dass viele Anfragen, die an dich herangetragen werden, nicht Teil deiner Zuständigkeit sind. Eine Krankheit unserer Arbeitswelt gegen die du dich vehement wehren solltest. „Routine für Kreative“ hilft dir nicht nur, ein Bollwerk gegen die alltägliche Flut aus Unnötigem zu errichten, sondern diese langfristig zu stabilisieren und auszubauen. Das Buch leitet dich bei der Organisation und Delegation des täglich auf dich Zukommenden an. Beginne, deine Aufgaben in Bezug auf deinen Rang und die allgemeinen Anforderungen zu kategorisieren.

Hilfestellung dabei gibt dir die ABC-Analyse, die einer der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Grundgedanken ist. Sie unterstützt dich dabei, die Aufgaben in drei Gruppen unterschiedlicher Ränge individuell für deine Person einzuordnen.

Rang A fasst die Aufgaben, die deiner würdig sind. An ihnen arbeitest du mit höchster Intensität in kurzen, aber möglichst intensiven Intervallen.
Rang B enthält die Aufgaben, die durchaus wichtig sind, für deren Umsetzung aber du nicht die ideale Person bist.
Rang C bindet den Organisationskram, der zwar noch erledigt werden muss, aber nicht mehr als einen von dir festgelegten prozentualen Anteil deiner täglichen Arbeitszeit annehmen darf.

Für die Routine die es dafür braucht, haben die 99U-Blogger:innen aus Wirtschaft und Kreativbranche in diesem Ratgeber die passenden Hinweise.

ALPEN-Methode

ALPEN-Methode
Einem Berg von Arbeit kannst du auch mit der ALPEN-Methode entgegentreten. Das Wort ALPEN bezieht sich nicht auf das Aufgaben-Gebirge, das zweifellos vor dir hochragt. Es ist ein Akronym. Die einprägsame Zusammenfassung deines planerischen Vorgehens.

Damit das aber wirklich funktioniert, musst du konsequent jeden Tag von Neuem dein Vorgehen planen. Nur damit schaffst du es, das auf dich zurollende Grundrauschen bestehend aus Ablenkung und Stress auszublenden. Nur wenn du das schaffst, wirst du Herr:in über die Abläufe. Von Lothar Seiwert entwickelt verlangt die ALPEN-Methode täglich nur wenige Minuten von dir und gibt dir als Gegenwert die Chance, deinen Tag so effektiv zu planen, dass du ganze Stunden sparen kannst.

„Routine für Kreative“ erklärt dir nicht nur, wie du eine Aufgabe überhaupt so definierst, dass du sie optimal umsetzen kannst, sondern auch wie du Regeneration und Pausen als produktiv anzusehen lernst. Aus zwei weiteren Gründen ist der Sammelband zur Festigung der ALPEN- Methode von unschätzbarem Wert. Erstens geht Routine weit darüber hinaus, Vorgänge zu wiederholen. Eine der wertvollsten Routinen ist eiserner Wille. Hast du eine Entscheidung getroffen – beispielsweise das Delegieren einer Aufgabe – so musst du zu ihr stehen und deinen Standpunkt vertreten, vor dir selbst und im Büro. Ein zweiter wichtiger Hinweis, den dir dieser Ratgeber für den Alltag im Business bietet: Um authentisch zu bleiben, darfst du nie aufhören, dich selbst zu hinterfragen.

Eisenhower-Prinzip

Wenn du bereits ein:e Routine-Expert:in bist und die Lektionen großer Business-Leute wie Scott Belsky, Tony Schwartz und Mark McGuinness (allesamt Autoren im Sammelwerk „Routine für Kreative“) verinnerlicht hast und in deinem Alltag anwendest, kannst du deine Aufgaben auf einem noch höheren Level planen. Die ABC-Analyse, die du schon seit längerem anwendest, kannst du noch spezifizieren. Das Prinzip, das aus dem Vorgehen des US- Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde, unterteilt Aufgaben in vier Felder, die sich an zwei Achsen orientieren: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Diese Achsen sind zusätzlich noch dichotom unterteilt in „hoch“ und „niedrig“.

Feld #1 beschreibt Dinge von jeweils hoher Wichtigkeit und Dringlichkeit. Aufgaben in diesem Feld haben akuten Einfluss auf deine Gesamtsituation und sind potentiell prägend für deine Karriere. Sie erledigst du sofort und möglichst sorgfältig.
Feld #2 beinhaltet Aufgaben hoher Wichtigkeit, deren Dringlichkeit jedoch niedrig ist. Sie erfüllst du ebenfalls gewissenhaft, aber erst wenn du zeitliche Kapazitäten dafür aufbringen kannst, ohne Feld 1 zu vernachlässigen
Feld #3 bindet Dringliches von geringer Wichtigkeit, zumeist kurzfristige Organisation. Sie kann eingeschoben werden, ist aber eher auszulagern an vertrauenswürdige Mitarbeiter:innen.
Feld #4 ist das, was auf beiden Dimensionen durchs Raster fällt. Es sind Zeitfresser, die dir nichts bedeuten. Von ihnen musst du dich klar trennen, sie halten dich nur auf. Mache jedoch nicht den Fehler zu glauben, dass dies private Treffen oder Ruhepausen sind.

Die hier definierten Felder sind das Fundament, auf dem kreative Ausnahmetalente wie Gretchen Rubin, Elizabeth Grace Sanders und Linda Stone nützliche Handlungsanweisungen konstruieren. Dabei denken sie sich nicht einfach irgendetwas Realitätsfernes aus, sondern zeichnen die erfolgreichen Wege an die Spitze nach, die sie selbst gegangen sind und ziehen Lehren von solch hohem Wert, dass dir das Eisenhower-Prinzip wie der erste Schritt einer langen aber umso fantastischeren Reise vorkommt.

Pareto-Prinzip

Das vom italienischen Soziologen Vilfredo Pareto entwickelte und über Dekaden wissenschaftlich zutreffende Pareto-Prinzip kennst du vielleicht bereits als Pareto-Effekt oder 80:20-Regel. Dieses wissenschaftliche Konzept, stellt eine Faustregel frequent auftretender Verteilungen im alltäglich privaten wie auch im geschäftlichen Bereich auf. So verzeichnen einige Unternehmen 80% ihres Gesamtumsatzes mit nur 20% ihrer Kunden bzw. auch ihrer Produkte. Wenn du dir jetzt deinen Schuhschrank vor Augen rufst, wirst du möglicherweise erstaunt feststellen, dass du 80% der Zeit lediglich 20% deiner Schuhe trägst. Natürlich ist das Verhältnis nur ein grober Richtwert, die Zahlen können etwas variieren. Das Wichtige aber ist die Erkenntnis, die du aus diesem Zusammenhang von Einsatz und Nutzen/Ertrag ziehen kannst: Es gibt schnell zu bewältigende, einfache Arbeit, die rund 80% des zu Erledigenden ausmacht, aber bereits mit 20% deines Einsatzes zu schaffen ist. Bemerke jedoch auch, dass die letzten 20% deiner Aufgaben – die wichtigen, auf die es wirklich ankommt – folglich 80% deiner Leistungs-Kapazitäten einnehmen sollten. Das Pareto-Prinzip ist also ein erster Schritt dahin, deine Prioritäten zu setzen. Dir muss klar sein, dass Einsatz sowohl zeitlich als auch bezüglich der Effektivität limitiert ist. Vor einem gelungenen Zeitmanagement steht das, was überhaupt zu managen ist. Du solltest dich also fragen: Wo arbeite ich weniger intensiv und dafür effizient. Effizienz ist, worauf es bei den nervigen Aufgaben wie Mails-Beantworten ankommt, wenn du für die Projekte, die dich nach außen definieren Zeit und Aufgewecktheit aufbringen willst. Was alltäglich anfällt, muss nicht in Perfektion vollendet werden, sondern lediglich so, dass alle Beteiligten wissen, wie sie am besten an den ertragreichen 20% der Aufgaben weitermachen können. Auf das Arbeitstempo kommt es an. Diese Lektionen finden sich auch in dem Ratgeber „Routine für Kreative“ wieder. Man merkt schnell, dass die Autor:innen das Prinzip internalisiert haben. In ihren Beiträgen setzen sie sich unter anderem damit auseinander, wie du:

deine Aufgaben klar definierst,
deine Prioritäten vor dir selbst schärfst und welche du zuerst umsetzt,
deine Leistungsgrenzen austestest, erkennst und ausweitest.

Balance im Arbeitsleben sollte nicht bedeuten, jeder Aufgabe gleichviel Hingabe zukommen zu lassen. Überforderung kannst du schon mit etwas Optimierung deines Einsatzes verhindern. Aber es reicht längst nicht, die Prioritäten für sich klarzustellen. Es geht auf dem Weg zu nachhaltigem Erfolg darum, diese so sehr zu verinnerlichen, dass es nicht mehr von deiner Leistungsfähigkeit zehrt, effizient zu arbeiten – dass du alltäglich den Spagat zwischen stumpfer Pflicht und Selbstverwirklichung schaffst. „Routine für Kreative“ stellt dir grundlegend eine Frage: Arbeitest du die meiste Zeit in deinem Beruf bedeutungsarme Aufgaben ab oder erfüllst du mit höchstmöglicher Hingabe deine Berufung? Und es beantwortet diese Frage praxisorientiert für alle Bereiche und Lebenslagen.

Pomodoro Technik

Unser aller Kapazitäten sind begrenzt. Stell dir vor, dass du wie dein Smartphone auch einen Akku hast. Je näher dieser an den Leerzustand herankommt, desto länger dauern einzelne Prozesse. Wenn du also nicht bei voller Konzentration bist, leidet deine Effizienz. In kreativen Berufen ist es ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die Zeitspanne, in der ununterbrochen gearbeitet wird, deinen Fleiß und die Qualität deiner Arbeit widerspiegelt. Regelmäßige Pausen jedoch, selbst wenn sie nur kurz sind, werden dir helfen, deine Konzentrationsfähigkeit zu regenerieren. So weist bereits der Name der hier vorgestellten Technik „Promodoro“ daraufhin, dass ein bisschen mehr Dolce Vita unserem Arbeitsalltag guttun würde. Der Entwickler dieser Methode, Francesco Cirillo, nutzte seinen Küchenwecker in Form einer solchen Tomate, um sich seine Arbeitsintervalle auditiv zu markieren. Sein Prinzip basiert darauf, 25 Minuten unter höchster Intensität zu arbeiten und dann fünf Minuten zu pausieren, einen radikalen Schnitt zu setzen und am besten nur entspannt aus dem Fenster zu blicken. Dies führt man vor einer etwa halbstündigen Pause viermal durch, so dass der gesamte Zyklus etwa zweieinhalb Stunden dauert. „Routine für Kreative“ stellt dir sogar noch vor, wie du Willenskraft und Ausdauer so ausbaust, dass du Intervalle von bis zu 90 Minuten ohne Verlust an Arbeitsqualität schaffen kannst. Wenn du in diesem Lexikon der Methoden bereits ein bisschen quergelesen hast, kennst du bereits Konzepte, die es dir erleichtern deine Aufgaben nach Dauer und Intensität zu sortieren (ABC-Analyse, Eisenhower-Prinzip). Die Anwendung dieser Methoden sollte dein erstes Kurzintervall füllen. Danach kannst du, je nachdem, was ansteht, deine weiteren drei Intervalle durchführen. Handelt es sich lediglich um reaktive Arbeit – wie das Beantworten von Mails – so kann diese eine Aufgabe das gesamte Intervall beanspruchen. Liegt jedoch ein langwieriges Projekt an, so sollten einzelne sorgfältige Schritte das Intervall bestimmen. Wichtig ist, dass du auf deinen Rhythmus hörst. Überziehe deine Intervalle niemals zu lange, sondern finde den geeigneten Punkt für den kurzen Ausstieg. Nur dann ist der Wiedereinstieg nicht kräfteraubend. Auch hierbei hält „Routine für Kreative“ wertvolle Tipps bereit. Verschiedene Autor:innen zeigen Indikatoren auf, die dir bei der Bestimmung geeigneter Unterbrechungspunkte helfen. Sie bieten dir die Chance, in dich hineinzuhören Ablenkungen auszublenden und deine Abläufe optimal zu takten.

SMART-Methode

Hochgradig Kreative und Begabte aus meinem beruflichen aber auch dem privaten Umfeld diskutierten mit mir oftmals eine essenzielle Frage: „Wie verknüpfe ich die Routine, die ich mir angeeignet habe mit einem konkreten Projekt?“ Ich habe ihnen schlussendlich immer den Bestell-Link zum Hörbuch von „Routine für Kreative“ geschickt. Viele Bücher vermitteln Routine als ein für sich alleinstehendes Etwas, das sich durch lange Arbeitszeiten und trotzdem frühes Aufstehen auszeichnet. Diesen ganzen Unsinn kannst du getrost vergessen. Routine ist nichts wert, wenn du sie ohne dein Projekt denkst. Produktivität ist doch schließlich der Antrieb, aus dem heraus wir uns eine Routine aneignen. „Routine für Kreative“ vermittelt dir, wie du für individuelle Unternehmungen deine Arbeitsweise optimieren kannst. Wofür musst du bis 00:00 Uhr arbeiten und um 06:00 Uhr wieder aufstehen, wenn du zeitintensive, aber unnötige Aufgaben auslagern oder zumindest weniger perfektionistisch ausführen kannst? Sei smart! Du kannst eine routinierte Eigendisziplin nur dann festigen, wenn dein Projekt SMART ist. Auch diese in den 70er Jahren von Peter Drucker entwickelte Methode zur Projektplanung birgt in ihrem Namen ein Akronym.

In der deutschen Übersetzung gliedert es sich wie folgt.

Spezifisch: Wo willst du mit deinem Projekt hin? Lege einen klaren Endpunkt fest.
Messbar: Dein Fortschritt muss sowohl in kleinen Etappen als auch im Ergebnis nachvollziehbar und bezüglich der Effektivität deines Vorgehens bewertbar sein.
Attraktiv: Schaffe bereits in der Planung Anreize auch an den unangenehmen Stellen zu arbeiten. Es wird deine Moral und somit auch deine Routine aufrechterhalten.
Realistisch: Sowohl deine (Zeit-)Ressourcen als auch dein Netzwerk sowie dein Kompetenz-Set müssen zur Umsetzung der Schritte hinreichend sein.
Terminiert: Zeitlimits für die Projekt-Etappen motivieren dich in Form positiven Drucks.

Conclusio

Am Ende des Tages ist eines wichtig: Jeder Mensch hat seinen individuellen Rhythmus. Nur du kannst entscheiden, was für dich das Richtige ist. Nur du trägst die Konsequenzen für deine Strategien und deine Handlungen. Die Methoden, die ich dir hier vorgestellt habe, werden von international renommierten Künstler:innen und Unternehmer:innen täglich angewendet. Sie definieren die hier vorgestellten Kategorien und Organisationsabläufe jedoch für sich selbst immer wieder neu und passen die Konzepte an ihren Alltag an. Selbstbestimmtheit ist das Fundament des Kreativseins. Wenn auch du es schaffst, das zu internalisieren und auch zu praktizieren – und das ist zweifellos ein harter Prozess, der nicht von heute auf morgen gelingt – kannst du Souveränität über deine Aufgaben gewinnen und so auch deinen Rang und Einfluss insgesamt verbessern. Effizient zu sein, bedeutet, dich nicht von den Aufgaben anderer aufhalten zu lassen, sondern das zu tun, was dich und dein Projekt weiterbringt. Die hier vorgestellten Methoden geben eine praxisnahe Hilfestellung beim Einstieg in routinierte Kreativität.

Was mir besonders geholfen hat, absolute Selbstdisziplin zu erreichen, sind die authentisch geschilderten und sehr persönlichen Erfahrungen der Autor:innen von „Routine für Kreative“. Der Ratgeber ist der Grundlagen vermittelnde Einstieg in eine dreiteilige Reihe, die Macher:innen wie dir und mir die alltägliche Auseinandersetzung mit Versagensängsten, Chancen und eigenen Ansprüchen näher bringt. Am wichtigsten war für mich, eine Routine aufzubauen, ohne wilde Spontanität einzubüßen. Dass die Autor:innen bei ihren Berichten auch die schwierigen Sequenzen ihrer Vita nicht aussparen, hat mir unglaublich viel gegeben.

Ich hoffe, dass diese Auswahl an Methoden dir weiterhilft und als Inspiration dienen kann.

Dein Noah Sievernich

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